ARTÍCULOS

La gestión de programas académicos desde la perspectiva de la gestión del conocimiento apoyada con esquemas preconceptuales^*

Academic programs management from the perspective of knowledge management supported with pre-conceptual schemas

Héctor Jairo Ortiz Pabón^**; Carlos Mario Zapata Jaramillo^***; Guillermo González Calderón^****

Recibido: 02/21/2014
Aceptado: 27/06/2014

RESUMEN

Los procesos que se suelen asociar con los programas académicos y los objetivos organizacionales que los respaldan aún no se unifican en la literatura especializada. Esa unificación se puede lograr empleando procesos de gestión del conocimiento. Por ello, en este artículo se propone una ampliación a una versión previa del esquema preconceptual que representa la gestión de programas académicos, tomando en consideración la opinión de expertos mediante una encuesta diseñada para tal fin. El esquema resultante se ejemplifica con el programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de Medellín.

PALABRAS CLAVE

gestión del conocimiento, gestión de programas académicos, esquemas preconceptuales

ABSTRACT

Unification of academic program processes and goals is still far from the state of the art. Such unification can be reached by using knowledge management processes. For this reason, in this paper we propose a revisited version of a previous pre-conceptual-schema-based representation of the academic programs. We design a survey directed to experts and we obtain several responses. The resulting pre-conceptual schema is exemplified by using the system engineering program belonging to the Universidad de Medellín.

KEY WORDS

Knowledge management, academic program management, pre-conceptual schemas

INTRODUCCIÓN

En un trabajo previo del grupo de investigación [1] se establecieron las principales dificultades asociadas con la gestión de programas académicos. En general, los procesos y objetivos se encuentran dispersos en diferentes enfoques [2-13], pero aun así se encuentran vacíos al comparar con los programas académicos reales y confrontar la opinión de gestores de esos programas.

Como en el trabajo previo [1], la gestión del conocimiento posibilita la apropiación de los conceptos de un determinado dominio para facilitar el análisis de los diferentes obstáculos que se afrontan allí y, consecuentemente, la toma de decisiones encaminada al mejoramiento de las organizaciones. Se pretende, de esta manera, dotar al gestor de programas académicos con una herramienta que facilite su labor y le suministre una visión holística del proceso.

Como continuidad al esquema preconceptual que se construyó previamente para representar la gestión de programas académicos [1], en este artículo se propone una ampliación que tome en consideración la opinión de gestores académicos reales que contribuyan a llenar los vacíos de información que se presentan en la literatura. Con este fin, se diseña una encuesta para su aplicación a diferentes expertos, cuyas respuestas se incorporan luego en forma de conceptos, relaciones dinámicas, instancias de conceptos y relaciones de logro en el esquema preconceptual existente. El esquema resultante se ejemplifica luego con diferentes documentos, procesos y situaciones que rodean la gestión del programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de Medellín.

Este artículo se organiza de la siguiente manera: en la sección 2 se define el marco teórico correspondiente a la gestión del conocimiento y los esquemas preconceptuales; en la sección 3 se compendian los hallazgos previos para la construcción del esquema preconceptual base; en la sección 4 se propone el diseño de la encuesta, se compendian sus resultados y se amplía el esquema preconceptual base; en la sección 5 se plantea el caso de estudio con la información del programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de Medellín; las conclusiones y el trabajo futuro se incluyen en la sección 6.

1. MARCO TEÓRICO

2. Gestión del conocimiento

King [14] define la gestión del conocimiento como ''la planeación, organización, motivación y control de las personas, los procesos y los sistemas de una organización para asegurar que los activos relacionados con el conocimiento mejoren y se utilicen efectivamente''. Además, King [14] establece que ''los procesos de la gestión del conocimiento incluyen la adquisición, creación, refinamiento, almacenamiento, transferencia, compartición y uso del conocimiento'', labor que realizan los encargados de la gestión del conocimiento en las diferentes organizaciones, quienes ''operan estos procesos, desarrollan metodologías y sistemas para apoyar esos procesos y motivan a las personas a participar en ellos''. Esta es la definición que mejor describe la metodología que se sigue en este artículo, si bien se procura el refinamiento de la información con base en la adquisición de nuevos datos y su incorporación en una representación previa de dicho conocimiento. La representación mejorada se puede emplear para el análisis del conocimiento, con miras a la toma de decisiones.

3. Esquemas preconceptuales

Zapata et al. [15] proponen los esquemas preconceptuales como representaciones del conocimiento relativas a un dominio específico. Se trata, pues, de acercar el conocimiento de un determinado dominio o área (que usualmente se escribe en lenguaje natural) al lenguaje simbólico (mediante una especie de grafo dirigido), específicamente para la obtención de esquemas conceptuales de UML. Sin embargo, los esquemas preconceptuales trascienden este uso y se pueden aplicar a diferentes áreas, en este caso a la gestión del conocimiento. Los principales símbolos que se emplean en los esquemas preconceptuales se muestran en la figura 1, incluyendo los elementos de los denominados esquemas preconceptuales ejecutables. Los conceptos incluyen sustantivos y sintagmas nominales; las relaciones estructurales incluyen los verbos ser y estar; las relaciones dinámicas contemplan los verbos de actividad; las relaciones de logro comprenden los verbos de objetivos (mejoramiento, mantenimiento y realización); las notas incluyen los posibles valores que se asocian con un concepto, y los marcos se emplean para agrupar las relaciones dinámicas en responsabilidades.

En el interior de un concepto, se puede ubicar información adicional sobre el valor que toma el concepto y en las tablas adicionales se puede detallar la información de los conceptos hoja (aquellos que reciben una relación del tipo ''tiene'' y de los que no parte ninguna relación), que pertenecen a conceptos no terminales (aquellos que no son conceptos hoja).

4. TRABAJO PREVIO

Zapata et al. [1] proponen una representación del conocimiento relativo a la gestión de programas académicos en instituciones de Educación Superior. Para ello, emplean el conocimiento que se encuentra disperso en diferentes artículos [2-13] y, luego de una revisión de contenidos, establecen una unificación terminológica que posibilita la comparación y consolidación de un esquema preconceptual común, que se muestra en la figura 2 . Posteriormente, y tomando como base dicha figura, emplean tres esquemas preconceptuales ejecutables (véanse las figuras 3 , 4 y 5) para ejemplificar el uso del esquema de la figura 2, con miras a su uso en la gestión del conocimiento asociado con los programas académicos.

5. COMPLEMENTACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN DEL CONOCIMIENTO SOBRE GESTIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Si bien la representación del conocimiento que se plantea en la figura 2 compendia los hallazgos que se pudieron establecer en la literatura especializada, la ejemplificación muestra que aún existen ciertos vacíos asociados con ese conocimiento, lo que hace necesario el empleo de un mecanismo adicional para su complementación. En este caso, se opta por la consulta con gestores académicos de programas actualmente existentes para realizar esta labor, pues se considera que estos pueden aportar desde su experiencia la información necesaria para suplir los vacíos que se generan por el uso de la literatura especializada.

Para establecer la comunicación con los gestores académicos, se propone el diseño de una encuesta que incluya la representación del conocimiento de que se dispone, de forma tal que sirva, adicionalmente, como mecanismo de validación del conocimiento allí incluido. La encuesta diseñada es la siguiente:

La encuesta se aplicó a diez gestores académicos correspondientes a diferentes programas de universidades colombianas. En la tabla 1 se presentan las respuestas que suministraron los gestores académicos, junto con un análisis de cada respuesta para establecer los elementos que se deberían incorporar o modificar en el esquema preconceptual y la incidencia en dicho esquema. En opinión de los diez gestores académicos, el esquema de la figura 2 establece de forma adecuada el conocimiento relacionado con la gestión de programas académicos, pero faltan algunos elementos que se deducen, finalmente, de las respuestas. El único concepto que se modificó del esquema preconceptual de la figura 2 es ''institución'', que se cambió por el concepto ''facultad'' para expresar que los departamentos podrían o no estar adscritos a una determinada facultad. Finalmente, se incorporaron las adiciones sugeridas, que se resaltan en gris para poder diferenciarlas de la información original, y se obtiene el esquema preconceptual de la figura 6 .

Como resultado general del análisis del esquema preconceptual de la figura 6, se puede concluir que las principales responsabilidades del gestor académico son:

• Planear el programa incluyendo su diseño y actualización.

• La coordinación del programa en temas de docencia, investigación, extensión e internacionalización.

• La administración de los recursos del programa.

• La administración de la calidad del programa.

Además, el gestor responde por el encuentro de los obstáculos del programa y la documentación de especificaciones. Los objetivos asociados con la labor de los gestores académicos son:

• El incremento en el número de estudiantes.

• La satisfacción de las necesidades de los estudiantes.

• La disminución del índice de deserción del programa.

• La disminución de los costos del programa.

• El incremento del potencial del programa.

• La ganancia de reconocimiento del programa.

• El fomento de las actividades de los cursos.

• El fomento de la internacionalización, la extensión y la investigación.

• La mejora del programa.

• El mantenimiento de la calidad del programa.

• El ofrecimiento del programa.

6. CASO DE ESTUDIO

Tomando como base el esquema preconceptual de la figura 6, en esta sección se continúa con el análisis del programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de Medellín. En este caso, la relación dinámica ''gestor académico encuentra obstáculo'' (véase la figura 5) se puede complementar con la información adicional que sugirieron los gestores académicos consultados, de forma tal que se incluya el recurso a que se dirige el obstáculo y el objetivo del programa que se afecta con el obstáculo, como se puede apreciar en la figura 7. Este análisis posibilita el estudio de las decisiones que permitan superar los obstáculos y lograr, finalmente, el cumplimiento de los objetivos del programa.

7. CONCLUSIONES Y TRABAJO FUTURO

En este artículo se propuso la ampliación del esquema preconceptual que representa el conocimiento relacionado con la gestión de programas académicos en instituciones de Educación Superior. Se tomaron, como base para la ampliación los resultados de un conjunto de entrevistas, gestores académicos en ejercicio, quienes revisaron el esquema preconceptual existente y propusieron la adición de conceptos, notas, relaciones estructurales, relaciones dinámicas y relaciones de logro.

En general, los gestores académicos encuestados manifestaron que el esquema preconceptual y los ejemplos que se les entregaron con la encuesta representaban adecuadamente la terminología y la estructura del dominio de la gestión académica de programas, pero establecieron otros elementos que complementaron dicho esquema.

A partir del esquema mejorado fue posible realizar un análisis más intensivo de los obstáculos que se encontraron en el programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de Medellín, con miras a su análisis intensivo que conduzca a soluciones adecuadas a cada uno de esos obstáculos. De esta manera, el esquema preconceptual resultante se convierte en una herramienta de gestión del conocimiento, al facilitar la toma de decisiones en relación con estos temas.

Las líneas de trabajo futuro que se pueden derivar de este trabajo son:

• Desarrollar un prototipo que posibilite la comprensión de los diferentes elementos asociados con el esquema preconceptual y que tome como base dicho esquema.

• Establecer otras formas de validación y complementación del esquema, tales como los inventarios de procesos, tecnologías y convenios de que pueda disponer el gestor académico de un programa.

• Complementar el esquema preconceptual con detalles de diferentes conceptos que no se abordaron ni en la revisión de la literatura ni en las encuestas a los gestores académicos. Por ejemplo, el manejo de los factores y los indicadores para establecer la calidad del programa tienen características muy definidas de acuerdo con el Consejo Nacional de Acreditación y se podrían incluir para complementar el análisis.

Notas:

* Artículo resultado del proyecto de investigación ''Modelo de gestión del conocimiento en el Programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de Medellín'', financiado por la Universidad de Medellín

REFERENCIAS

[1] C. M. Zapata, H. Ortiz y G. González, ''El gestor de programas académicos: una representación del conocimiento basada en esquemas preconceptuales'', L. López (Editor), Ingeniería de Software e Ingeniería del Conocimiento: dos disciplinas interrelacionadas. Sello Editorial Universidad de Medellín, pp 363-376, Medellín, Colombia, 2013.

[2] M. Murray, ''Modern Management Applied to Academic Decisions'', The Academy of Management Review, vol. 1, n.° 1, pp. 79-88, 1976.

[3] D. Bland, ''Managing Higher Education'', Cassell Educational, Londres, 1990.

[4] M. Clayton, ''Towards Total Quality Management in Higher Education at Aston University: A Case Study'', Higher Education, vol. 25, n.° 3, pp. 363-371, 1993.

[5] K. Butler, ''Quality Assessment in the Delivery of Academic Programs'', Computers in Industrial Engineering, Vol. 29, n.° 1-4, pp. 71-75, 1995.

[6] T. Mech, ''The Managerial Roles of Chief Academic Officers'', The Journal of Higher Education, Vol. 68, n.° 3, pp. 282-298, 1997.

[7] V. Meek y F. Wood, ''Higher Education Governance and Management: an Australian study'', Australian Government Publishing Service, Canberra, 1997.

[8] P. Gumport, ''Academic Restructuring: Organizational Change and Institutional Imperatives'', Higher Education, Vol. 39, n.° 1, pp. 67-91, 2000.

[9] S. Mizrahi y A. Mehrez, ''Managing quality in higher education systems via minimal quality requirements: signaling and control'', Economics of Education Review, Vol. 21, pp. 53-65, 2002.

[10] T. Baker, ''Academic programs in North America'', J. Dyro (Editor), Clinical Engineering Handbook. Elsevier Academic Press, Burlington, pp. 287-293, 2004.

[11] F. Brunicardi, ''Academic Program Development'', Journal of Surgical Research, Vol 128, n.° 2, pp. 232-237, 2005.

[12] K. Booker y Ch. Hilgenberg, ''Analysis of academic programs: comparing nursing and other university majors in the application of a quality, potential and cost model'', Journal of Professional Nursing, Vol. 26, n.° 4, pp. 201–206, 2010.

[13] S. Abdullah, A. Latiff, Th. Paraidathathu, A. Jaafar, W. Wan Ahmad, S. Hussein y S. Daud, ''Gap Analysis towards Harmonisation of the MQA Code of Practice for Programme Accreditation with the Quality Management System of MS ISO 9001:2008'', Procedia Social and Behavioral Sciences, Vol. 18, pp. 436–441, 2011.

[14] W. King, ''Knowledge Management and Organizational Learning'', W. King (Editor), Knowledge Management and Organizational Learning. Springer, pp. 3-14, New York, USA, 2009.

[15] C. M. Zapata, A. Gelbukh y F. Arango, ''Pre-conceptual Schemas: a conceptual-graph-like knowledge representation for requirements elicitation'', Lecture Notes in Computer Science, Vol. 4293, pp. 17-27, 2006.